Eventos digitales: cuatro claves para organizarlos con éxito

El secreto del éxito de los eventos digitales está convertirlos en una experiencia. Te mostramos algunas formas de lograrlo.

Los eventos digitales encontraron en la pandemia quizá a su definitivo catalizador. Principalmente porque en su caso introdujo un cambio de paradigma que pocos advierten en reparar: el concepto de transmisión digital pasó de ser una adición genial de un evento físico a convertirse en su enfoque central.

Por consiguiente, esto implica cambios en la forma de pensar en el evento. Asimismo, en su producción y difusión. Y no menos importante: ahora tenemos que imaginar un mundo donde tal vez las mejores partes de un evento en vivo se puedan facilitar de forma remota. Tal vez, después del coronavirus, las personas no estarán tan ansiosas por subirse a un avión para asistir a un evento en persona, cuando podrían asistir virtualmente con la misma facilidad. Y a las empresas les resulte más difícil justificar el gasto tanto en eventos cuando los eventos virtuales podrían realizarse por una fracción del costo.

Por ello, si está en tu mira o en la de tu organización pasar del encuentro físico a los eventos digitales, la clave está en convertirlos en una experiencia. A continuación, te damos algunas formas de lograrlo.

Los eventos digitales requieren nuevas habilidades

La gestión de los horarios, la reserva de salones y otras coordinaciones son habilidades muy diferentes a las de un evento digital, donde deben sortearse principalmente los problemas de ancho de banda y la facilitación de la participación remota.

Las empresas de todos los tamaños tendrán que asumir la responsabilidad de facilitar este proceso de aprendizaje. Necesitarán empoderar a sus empleados para que se encarguen de reimaginar el futuro de los eventos junto con ellos. Asimismo, hacerles saber que este es un territorio novel. Y si bien estos son conjuntos de habilidades muy nuevos para muchas de estas personas, gran parte de su experiencia previa y conocimiento de los eventos sigue siendo invaluable. Ahora es solo cuestión de aplicarlo en un contexto diferente.

Contacto directo y compromiso activo

Gran parte de la experiencia de los eventos físicos se trataba de volumen. Los eventos digitales, por su parte, dieron paso a oportunidades en momentos y oportunidades de alto contacto. Los organizadores de eventos pueden crear una sala general para las presentaciones y luego sumergir al participante en experiencias más íntimas como seminarios, mesas redondas ejecutivas e incluso eventos de apreciación del cliente dentro del evento central, sin sacrificar ninguno de los matices de los eventos del pasado. Sólo debe cerciorarse bien cómo crear estos espacios, técnicamente hablando, en la aplicación que vaya a utilizar.

Por otra parte, hay que mantener a la audiencia comprometida durante el evento. Simplemente transmitir una presentación y llamarla evento no es una buena experiencia. Todos necesitan sentir que están en la habitación. Los grandes eventos digitales permiten a los asistentes interactuar con los presentadores e incluso entre ellos. A menudo hay redes sociales, contenido interactivo y gamificación integrados en la experiencia para que se sienta más conectada y más divertida.

Piensa en la audiencia posterior

Los eventos digitales nos han demostrado cuan efectivos pueden ser para la creación de una audiencia post-evento. Una prueba de ello son los famosos TED Talks. El 95% de las personas que escuchan los TED Talks no están en el evento real. Están volviendo a ver los discursos en YouTube o los están escuchando en su aplicación.

TED demostró desde el principio que, si bien asistir a un evento en persona puede ser una experiencia genial, la gran mayoría de las personas querrán consumir el contenido en su propio tiempo y horario. Piense en esto a la hora de producir tu evento. Esa audiencia que te verá después puede ser capitalizada en asistencia para próximos encuentros o clicks.

No olvides: es (también) un negocio

Cobrar por el acceso a un evento en persona es muy diferente a cobrar por el acceso virtual. El asistente ve las dos como experiencias completamente separadas. En un escenario, estás pagando por un «viaje», la asistencia en persona, la capacidad de codearse con personas que le gustaría conocer o ver de cerca de oradores de renombre.

Con un evento virtual, en cambio, los beneficios son diferentes. Puede consumir el contenido desde la comodidad de su hogar. Puede rebobinar, reproducir y mirar según su propio horario. O disfrutar de la experiencia por una fracción del costo. Es importante descubrir qué modelo de negocio puede aplicar a tu evento. Lo importante, céntrate principalmente en los beneficios para el asistente a la hora de planificarlo. La creciente fatiga de estar sentado en interminables llamadas de Zoom o Skype obliga a los productores a ser muy creativos.

Los ingresos por patrocinio tampoco están descartados en los eventos digitales. Si ofrece diferentes niveles de patrocinio, está abriendo nuevos canales de monetización que brindan flexibilidad para atraer múltiples oportunidades de exposición de la marca. Esto puede incluir marcas personalizadas y espacios publicitarios digitales, presentaciones o patrocinios de seguimiento, obsequios de contenido y páginas personalizadas de patrocinadores. Incluso puede ofrecer a los patrocinadores mucha más información sobre los asistentes con los que interactúan, lo cual lo hace un elemento poderoso.