Las 3.5 habilidades digitales básicas del profesional 3.0

Revisa estas habilidades digitales básicas explicadas por Claudia Chez Abreu, especialista en transformación digital.

En un abrir y cerrar de ojos, el mundo cambió. De repente, nos vimos obligados a conducirnos laboralmente bajo otros códigos y nuevos procesos. Los conocimientos y la experiencia que teníamos nos habían asegurado, hasta ese momento, un puesto de trabajo. Pero ya no solo bastaba “saber hacer eso que hago muy bien”, sino aprender a manejarme con compañeros, clientes y proveedores de forma remota.

Tener destrezas digitales se convirtió en nuestro principal activo para asegurar nuestra permanencia en el puesto de trabajo y, al mismo tiempo, en el principal aliado para establecer un posicionamiento como marca-persona. Y nuestras redes sociales fueron el primer escaparate para comunicarnos y demostrar en qué somos buenos.

Hoy en día, no basta con saber brindar soluciones a otros. Es indispensable estar presente y saber conducirnos en las aguas de la digitalización. Ya nada ni nadie está ausente de ese mundo digital. Allí es donde nos buscarán y allí es donde seremos juzgados. Por eso, no es una opción dejar al azar el desarrollo de las competencias digitales que necesitamos para manejarnos de manera hábil, eficiente y confiable.

Aquí te compartimos 3 habilidades digitales básicas (y un bonus) que debes conquistar para convertirte en un profesional actualizado.

1.    Pensar y trabajar en la nube

La famosa “nube” no es más que millones de servidores interconectados con una inmensa capacidad de almacenamiento y procesamiento de información. Tanta, que permiten el funcionamiento de programas informáticos, incluso cuando millones de personas los usan al mismo tiempo.

¿Qué significa “pensar y trabajar en la nube” entonces? Implica olvidarnos de trabajar “localmente”, en nuestra computadora como principal recurso de almacenamiento. ¿La vieja forma? Usar, por ejemplo, un procesador de texto como Word y guardar ese archivo de forma local en tu computadora. También que para colaborar y compartir a alguien dicho archivo, lo envíes a través de un email, y que, para recibir feedback, te devuelven el mismo archivo modificado, con el agravante de que, si más de una persona debe revisar el mismo y hacer cambios, la cantidad de versiones del mismo documento, se convierte en un dolor de cabeza. Nadie sabe cuál es la versión final.

¿Cómo “piensa” y trabaja una persona en la nube? Utiliza una solución en línea (como Google Docs, Dropbox o Box) para crear un documento que estará disponible 24/7, y al que se puede acceder y actualizar en cualquier momento, desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo (PC, móvil o tablet) sólo con ingresar un usuario y contraseña. Más importante aún, facilita la colaboración en tiempo real, permitiendo que otras personas modifiquen simultáneamente el documento y estén viendo la versión más actualizada, siempre.

2.    Organizar tu agenda en tiempo real 

La administración que haces de tu tiempo también habla de ti como profesional. Así que eso cuenta, y por mucho, dentro de esas habilidades digitales básicas. Si planificas tu tiempo, fijas lapsos para cumplir los compromisos y necesitas coordinar reuniones con otras personas, organizar tu agenda en línea, envía un mensaje claro: eres un profesional confiable.

Lo primero, entonces, es llevar una agenda. Echa mano de recursos tecnológicos gratuitos para llevar tus obligaciones, tal como Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar o Apple Calendar. Más aún, si tu labor requiere reuniones frecuentes con otros colaboradores, clientes o proveedores, puedes usar una aplicación como la de Calendly, Doodle o HubSpot Meetings, en la que podrás crear una agenda pública indicando tu disponibilidad de reuniones.

De esta forma, solo debes compartir el link de tu calendario y la persona interesada podrá sincronizar su disponibilidad con la tuya de manera rápida, armoniosa y sin necesidad de intercambiar 30 correos para agendar una reunión de 15 minutos.

2.5. Domina herramientas de mensajería en línea y videoconferencia

Una vez agendado el encuentro, llega el momento de la verdad: desarrollar la reunión. Aprovecha cualquiera de las siguientes herramientas digitales gratuitas: Google Meet, Zoom, WebEx o Uberconference, que incluso puedes integrar con la aplicación de calendario que selecciones en el punto anterior.

Es igualmente importante que sepas coordinar y guiar estos encuentros. Incluso en una circunstancia como esta se puede evidenciar tu capacidad de liderazgo y de gerenciar determinado proyecto. Sigue las siguientes reglas para tener un buen desempeño en tus reuniones:

• Indica en la invitación la duración de la reunión y respeta la duración prevista.
• Mantén la cámara encendida para dar una mayor sensación de compromiso con el encuentro.
• Establece las reglas y lapsos para participar (a través de mecanismos de la plataforma o manifestándolo en el inicio de la reunión).
• Notifica y pide la autorización de los participantes para grabar el encuentro o captar una imagen de ella.
• Como parte del cierre, repasa los acuerdos alcanzados con fechas y responsables.
• Envía una minuta con los acuerdos.

3.    Comunicar asertivamente

Por último, pero probablemente la más importante: necesitas re-aprender a comunicarte. Recordar que comunicar es un proceso de dos vías. No des por sentado que, por emitir un mensaje, tu interlocutor lo entiende al 100%.

De hecho, según estudios sobre cómo funciona nuestra memoria, en la primera hora olvidamos el 56% de la información recibida, un 66% después de un día y 75% a los 6 días. Impresionante, ¿no? Y esto sucede porque la mayoría de veces, al comunicarnos partimos del prejuicio erróneo de que quién recibe el mensaje tiene el mismo nivel de información que nosotros. Por esto es fundamental, en esta nueva normalidad, en la que el trabajo remoto ha quedado establecido como algo cotidiano, cuidar las palabras, la intención, el tono. Y, por supuesto, asegurarse de que el receptor de tu mensaje comprende lo que has querido comunicar.